Para saber si una factura sigue vigente o ya la cancelaron hay que consultarla en el SAT. El XML no cambia cuando se cancela: el comprobante que tienes guardado se ve igual el día que lo timbraron que después de cancelado. El SAT da dos vías gratuitas: el Verificador de CFDI, que revisa una factura a la vez, y el servicio de consulta de estatus, que contesta por folio fiscal. Si llevas varios clientes, una sola consulta no basta. Una factura puede cancelarse semanas después de que la registraste, así que lo práctico es volver a revisar las facturas vigentes cada cierto tiempo, empezando por las más recientes y las que más riesgo tienen.
Por qué no basta con revisar una vez
El emisor puede cancelar un CFDI mucho después de emitirlo. El artículo 29-A del CFF permite cancelar a más tardar en el mes en que se debe presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en que se emitió la factura. Para una factura de 2025 eso fue hasta el 31 de marzo de 2026 si la emitió una persona moral, y hasta el 30 de abril de 2026 si la emitió una persona física.
En ese tiempo pueden pasar varias cosas:
- Ya registraste el gasto o acreditaste el IVA de una factura que después se cancela.
- Ya presentaste la DIOT o la declaración mensual con esa factura.
- Una factura PPD se cancela después de que llegó su complemento de pago, o al revés.
Un CFDI cancelado deja de amparar la operación. Lo usual es que ya no sostenga la deducción (art. 27, fracc. III, LISR) ni el acreditamiento del IVA (art. 5, fracc. II, LIVA). Si eso obliga a una complementaria depende de cada caso y lo decide el contador.
Qué estatus puede tener un CFDI
La consulta del SAT contesta con dos datos que conviene leer juntos.
Estado del comprobante
- Vigente: el SAT lo tiene registrado y no está cancelado.
- Cancelado: ya no produce efectos.
- No encontrado: el SAT no lo tiene registrado. Puede ser una factura recién timbrada que el proveedor de certificación todavía no reporta, o un XML con datos que no coinciden. Vuelve a consultarla antes de sacar conclusiones.
Estatus de la cancelación (sólo cuando hay una solicitud)
- En proceso: el emisor pidió cancelarla y el receptor no ha contestado. La factura sigue vigente mientras tanto.
- Plazo vencido: el receptor no contestó a tiempo y la cancelación procedió.
- Cancelado con aceptación o Cancelado sin aceptación: lo segundo aplica en los casos en que la ley no pide la conformidad del receptor.
- Solicitud rechazada: el receptor no aceptó y la factura sigue vigente.
La respuesta también dice si la factura es cancelable y si requiere aceptación. Una factura con documentos relacionados vigentes, por ejemplo una PPD con complementos de pago, normalmente no se puede cancelar hasta que se cancelen esos documentos.
El plazo de tres días del receptor
Cuando la cancelación requiere aceptación, el receptor tiene tres días hábiles para aceptarla o rechazarla en el Portal del SAT o en el Buzón Tributario (regla 2.7.1.34 de la RMF 2026). Si no contesta, se considera aceptada.
Esto le importa a quien lleva recibidas. Si tu cliente no revisa su buzón, el SAT da por buena la cancelación de una factura que tal vez ya dedujo. Una factura «En proceso» entre tus recibidas es lo primero que hay que atender.
Hay facturas que se cancelan sin pedir aceptación (regla 2.7.1.35):
- Las de $1,000 o menos.
- Las de nómina, egreso y traslado.
- Las de operaciones con el público en general.
- Las de operaciones con residentes en el extranjero.
- Las demás que lista la regla.
Para 2026, la regla excluyó de esa facilidad a los complementos de pago: su cancelación siempre pasa por el receptor, aunque el monto sea menor a $1,000.
Opciones gratuitas del SAT
1. Verificador de CFDI
Es una página pública del SAT. Para usarla:
- Entra al Verificador de CFDI en el portal del SAT.
- Captura el folio fiscal (UUID), el RFC del emisor y el RFC del receptor. También puedes escanear el código QR del PDF.
- Resuelve el captcha y consulta.
- Revisa el estado y, si aparece, el estatus de la cancelación.
Sirve para una factura dudosa o para revisar a un proveedor nuevo. No sirve para volumen: cada consulta es manual y lleva captcha. A ese ritmo, 3,000 facturas al mes de un solo cliente son días de trabajo.
2. Consulta y recuperación de comprobantes (portal con e.firma o contraseña)
En el portal de Factura Electrónica ves las emitidas y recibidas del RFC con su estado. Es útil para un cliente, pero tiene límites:
- Cada consulta muestra hasta 500 registros.
- Hay que entrar con la e.firma o la contraseña de cada RFC.
- No te avisa si algo cambió desde la última vez que entraste.
3. Servicio de consulta de estatus
El SAT publica un servicio público para consultar el estatus de un CFDI con su folio fiscal, los dos RFC y el total. Es el que usan los sistemas contables y no tiene cupo. Tiene un detalle técnico: la respuesta sólo vale si el SAT confirma que encontró el comprobante. Si no lo confirma, los demás campos pueden venir llenos aunque el SAT no haya consultado nada. Para aprovecharlo hace falta un sistema que lo use. A mano no es práctico.
Cómo organizarlo en un despacho
Con muchos clientes, la pregunta no es cómo consulto una factura, sino cuáles reviso y cada cuánto. Un criterio razonable:
- Diario o casi diario: lo del mes en curso y el anterior, lo que está «En proceso» de cancelación, las PPD con saldo pendiente, los complementos de pago recientes y lo recibido de proveedores en el 69-B. Es donde una cancelación afecta una declaración que todavía no presentas o que acabas de presentar.
- Semanal: el resto del ejercicio y, hasta el 30 de abril, el ejercicio anterior, porque todavía se puede cancelar.
- Mensual o menos: lo más viejo, ya fuera del plazo del art. 29-A, donde una cancelación es rara.
- Nunca más: lo cancelado. No vuelve a vigente.
Este calendario no está en la ley. Es una forma de repartir el esfuerzo donde está el riesgo, y cada despacho lo ajusta.
Un aviso: revisar el estatus confirma si las facturas que tienes siguen vigentes, pero no dice si te faltan facturas. Esa es otra revisión.
Cómo lo resuelve SUMARIA
SUMARIA baja los CFDI de tus clientes del SAT, o los toma de los XML que importas, y consulta su estatus en el servicio público del SAT según su riesgo. Lo cancelado queda marcado en tu revisión y en el Excel.
- Revisa a diario lo reciente (mes en curso y anterior), lo que está en proceso de cancelación, las PPD con saldo, los complementos de pago recientes y lo recibido de emisores en el 69-B.
- Revisa cada semana el resto del ejercicio y el anterior hasta el 30 de abril, y cada mes lo más viejo.
- No vuelve a consultar lo cancelado. Conserva la fecha en que se detectó la cancelación.
- Muestra en «Novedades» lo que cambió en tus CFDI desde la última revisión, por cliente y por urgencia.
- Cruza emisores y receptores contra las listas 69, 69-B y 69-B Bis.
- Entrega el Excel del periodo, con el estatus de cada comprobante, y la DIOT.
Preguntas frecuentes
¿El XML que tengo me dice si la factura está cancelada?
No. El XML no se modifica cuando se cancela. El estatus sólo se sabe consultando al SAT.
¿Hasta cuándo pueden cancelar una factura que ya registré?
Hasta el mes en que se debe presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió (art. 29-A del CFF): marzo del año siguiente para personas morales y abril para personas físicas. Después de esa fecha ya no se puede cancelar.
¿Qué hago si una factura aparece «En proceso» de cancelación?
Tu cliente la acepta o la rechaza en el Portal del SAT o en el Buzón Tributario dentro de tres días hábiles. Si no responde, la cancelación se da por aceptada.
¿Qué significa «No encontrado»?
Que el SAT no tiene registrado ese folio con esos datos. Puede ser una factura recién timbrada o un dato mal capturado. Vuelve a consultarla en unos días y revisa el folio fiscal y los RFC antes de tratarla como irregular.
Si una factura se cancela después de presentar la declaración, ¿tengo que hacer complementaria?
Depende de cómo afecte la declaración: la deducción, el IVA acreditable o la DIOT. Es criterio del contador según el caso. Lo importante es enterarte, y eso exige revisar el estatus aunque el mes ya esté cerrado.
¿Cada cuánto conviene revisar el estatus?
La ley no fija una frecuencia. En la práctica conviene revisar más seguido lo reciente y lo de riesgo, menos lo viejo, y dejar de revisar lo cancelado.